Geschäftsführende:r Departmentreferent:in (w/m/d)

GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung

Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungs­vollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit. Unsere Arbeit integriert multidisziplinäre Studien über die Systeme der Erde und nutzt fortschrittliche Technologien und Infrastrukturen, um Lösungen zu erforschen und unser Wissen in die Gesellschaft zu tragen. Wir tun dies im Einklang mit unserer Vision: „Am Puls der Erde, um sie als lebensfreundlichen Planeten zu erhalten“.

Im Department 5 „Geoinformation“ ist die folgende Stelle zu besetzen:

Geschäfts­führende:r Department­referent:in (w_m_d)

Kennziffer 10833

Das Department 5 „Geoinformation“ vereint derzeit drei Sektionen des GFZ. Es bündelt zentrale Dienste des GFZ für die Themen­bereiche Informationsmanagement, Forschungsdatenmanagement und Informations- und Kommunikations­technologien mit Datenwissenschaften. Die:Der erfolgreiche Bewerber:in führt die Geschäfte des Departments gemeinsam mit der:dem verantwortlichen Department­direktor:in. Ziel der Tätigkeit ist es, durch Informieren, Beraten, Steuern und Gestalten einen bestmöglichen Rahmen für die Bereitstellung professioneller Dienste und exzellente Wissenschaft am Zentrum zu schaffen. Zu den wesentlichen Aufgaben zählen die Steuerung der Ressourcen (Personal, Sachmittel, Investitionsmittel) des Departments sowie die Mitarbeit bei der strategischen Weiterentwicklung und operativen Führung des Departments. Als Teil des Management-Teams des Departments arbeitet die:der geschäftsführende:r Departmentreferent:in eng mit den Führungskräften im Department zusammen und wirkt als Schnittstelle zu den Vorstandsbereichen und der Administration des GFZ. Die:Der geschäftsführende:r Departmentreferent:in nimmt eine laterale Führungsrolle ein. Sie:Er

• unterstützt proaktiv die:den Direktor:in bei der Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen und stellt die hierfür erforderlichen Informationen bereit
• vertritt das Department in verschiedenen internen Gremien und unterstützt die Umsetzung der dort gefassten Beschlüsse und Empfehlungen und organisiert den Informationsfluss
• ist die zentrale Schnittstelle (Informationsaustausch, Controlling, Abstimmung) zwischen den Mitarbeiter:innen des Departments und den Vorstands- und Verwaltungsbereichen
• unterstützt und berät den Chief Information Officer, den Chief Information Security Officer und die:den Leiter:in des GFZ-Rechenzentrums im operativen Tagesgeschäft und bei der Vorbereitung und Umsetzung strategischer Entscheidungen im Bereich IT‑Management und IT‑Sicherheit

Ihr Aufgabengebiet:

• Vorbereitung von Entscheidungen zu Personalmaßnahmen, Investitions­anträgen, Drittmittelanträgen, Infrastruktur sowie Ressourcen inkl. Raumplanung und Sicherstellung ihrer Umsetzung
• Planung und Controlling der Department-bezogenen Finanz- und Personalressourcen
• Sammeln, Aufbereiten und Bewerten von Informationen sowie Ableiten von Aufgaben und Arbeitsaufträgen für unterschiedliche Adressatengruppen
• inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen auf Department- und Vorstandsebene
• Führung des Berichtswesens des Departments
• Mitarbeit an Strategiekonzepten des Departments im Einklang mit denen des GFZ, einschließlich der Department-übergreifenden Koordination
• Entwicklung von Strategien, Konzepten und Instrumenten sowie Durchführung geeigneter Maßnahmen des Departments und dessen Organisationseinheiten (Sektionen und Arbeitsgruppen) zur Förderung der Gleichstellung, zur Nachwuchsförderung, zur Drittmittel­einwerbung und zum Technologie- und Wissenstransfer in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Vorstands- und Verwaltungsbereichen am GFZ
• Unterstützung bei der Umsetzung der IT‑Strategie, der strategischen IT‑Governance und langfristigen IT‑Planung sowie der Digitalisierungs­strategie und digitalen Transformation
• Mitwirkung bei der Identifikation der für die Weiterentwicklung des Departments und seiner Organisationseinheiten strategisch wichtigen Themen und Stakeholder (intern und extern)
• Koordination und Organisation einer förderlichen Maßnahmenplanung und ‑realisierung zur strukturierten Erschließung dieser Themen sowie zur nachhaltigen Vernetzung mit Stakeholdern inkl. der proaktiven eigenen Vernetzung mit geeigneten Netzwerken

Ihr Qualifikationsprofil:

• erfolgreich abgeschlossenes Hochschul­studium (Master oder vergleichbar), vorzugsweise in einem geo­wissenschaftlichen oder informations­technischen Kontext (Promotion erwünscht)
• berufliche Erfahrungen im Finanz- und Kostenmanagement sowie praktisch erprobtes Wissen im Projektmanagement
• Kenntnisse des nationalen – sowie wesentliche Aspekte des europäischen – Wissenschafts- und Mittelvergabesystems
• Kenntnisse über IT‑Infrastruktur, Softwareentwicklung, Datensicherheit und aktuelle Trends in der Informations­technologie
• ausgeprägte analytische und strategische Denkweise
• sehr gute konzeptionelle und organisatorische Fähigkeiten verbunden mit einem sehr guten Zeitmanagement
• Kommunikations- und Aushandlungs­kompetenz sowie ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und Richtlinien sensibel und kontextspezifisch zu vermitteln
• sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Englisch und Deutsch
• Verbindlichkeit, Vertraulichkeit, ein hohes Maß an Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, sowohl im Team als auch selbstorganisiert in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
• von Vorteil sind Kenntnisse der Strukturen und Arbeitsabläufe innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft und der Durchführungsprinzipien der programmorientierten Forschung der Helmholtz-Gemeinschaft im Forschungsbereich „Erde und Umwelt“
• willkommen sind Fachkenntnisse zu Forschungsthemen des Departments „Geoinformation“

Wir bieten Ihnen:

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• erstklassige wissenschaftliche Infrastruktur
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus