Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d) GFZ Helmholtz Centre for Geosciences
Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit. Unsere Arbeit integriert multidisziplinäre Studien über die Systeme der Erde und nutzt fortschrittliche Technologien und Infrastrukturen, um Lösungen zu erforschen und unser Wissen in die Gesellschaft zu tragen. Wir tun dies im Einklang mit unserer Vision: „Am Puls der Erde, um sie als lebensfreundlichen Planeten zu erhalten“.
Zur Unterstützung unserer Wissenschaftlichen Vorständin ist die folgende Stelle zu besetzen:
Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)
Ihre Aufgabe:
- Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen als integrales Mitglied des Assistenz-Teams zur Unterstützung der wissenschaftlichen Vorständin des GFZ (z. B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Ablage- und Aktenmanagement, Informationsrecherche)
- Planung und Organisation von internen und externen Geschäftsterminen, Veranstaltungen, Telefon- und Videokonferenzen im virtuellen sowie im Präsenzmodus, ggf. mit Gästebewirtung
- Planung und Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen für die Vorständin
- aktive Unterstützungsarbeit bei der Vorbereitung der GFZ Gremien-Sitzungen und anderer Governance-Aktivitäten auf Vorstandsebene mit in- und ausländischen Gästen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen, (einschließlich der Erstellung und Überarbeitung von Sitzungsprotokollen)
- Abwicklung der gesamten mündlichen und schriftlichen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch und Englisch
Ihr Profil:
Erforderliche Qualifikationen:
- Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in o. Ä., d. h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit (englische Sprachkenntnisse B2-Niveau, deutsche Sprachkenntnisse C1-Niveau vorausgesetzt)
- souveräner Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) sowie mit Adobe-Tools
- ausgeprägte Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen
Wünschenswerte Qualifikationen:
- mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften auf Vorstandsebene oder vergleichbar
- selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
Wir bieten Ihnen:
- anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
- modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
- Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
- umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
- Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
- eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
- einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
- eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus
Startdatum: 01.09.2026
Befristung: 24 Monate
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam
Reference number
11348
Additional actions
About the employer
GFZ Helmholtz Centre for Geosciences
GFZ Helmholtz Centre for Geosciences
The GFZ is Germany’s national center for research on the solid Earth. We advance the understanding of dynamic processes to address global challenges—ranging from mitigating the impacts of natural hazards and preserving our environment in times of global change to the responsible management of natural resources. We are a member of the Helmholtz Association, Germany’s largest scientific organization. With approximately 1,200 staff and around 500 visiting researchers, we contribute to the Helmholtz research area “Earth and Environment,” combining cutting-edge research with societal relevance and international collaboration.
Our work integrates multidisciplinary studies of Earth’s systems and leverages advanced technologies and infrastructures to explore solutions and bring our knowledge into society. We do all this in line with our vision: “In tune with the Earth—to preserve it as a habitable planet.”
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